Toplantı bittiğinde herkes hemfikirdir. Bir hafta sonra aynı konu yeniden açılır: “Bunu konuşmamış mıydık?” Konuşulmuştur. Yazılmamıştır — ya da yazılmış ama kimse bakmamıştır. Fabrikada karar, toplantının ürünü değil; kaydın ürünü olmalıdır. Aksi halde teknik ofis ile üretim hattı iki ayrı hafızayla yürür.
Sahne tanıdıktır. Pazartesi proje masasında “flanş siparişini bu hafta açalım”, “revizyonu kilitleyelim”, “müşteriye Cuma’ya kadar dönüş” denir. Perşembe satınalma hâlâ bekler; Cuma müşteri arar; pazartesi yeniden konuşulur. Suç “disiplinsizlik”e gider. Asıl suç kararın sahipsiz kalmasıdır.
Tipik kaybolma yerleri
- Karar, toplantı tutanağının PDF’inde kalır; proje dosyasına bağlanmaz.
- Aksiyon “Ahmet bakacak” diye geçer; Ahmet izinde, yedek yok.
- Termin “önümüzdeki hafta”dır; hangi gün olduğu belirsizdir.
- Karar iptal edilir ama iptal notu sadece birinin kafasındadır.
- WhatsApp’ta “tamam” yazılır; tutanak eski kalır.
- Aynı karar iki toplantıda iki farklı şekilde hatırlanır; hangisinin geçerli olduğu sorulmaz.
Bunlar “kötü toplantı” değildir. Süreç, kararı projeye bağlayan zorunlu alan istemiyorsa insanlar işi yetiştirmek için sözlü anlaşmayla ilerler — ta ki söz unutulana kadar.
Ne bozulur?
Revizyon, satınalma veya sevkiyat gibi zincir işler gecikir. Üretim hattı “bize kimse söylemedi” der; teknik ofis “tutanakta var” der. İkisi de kendi gerçeğinde haklıdır. Müşteriye verilen söz de aynı kopukluktan zarar görür: içeride “konuşuldu”, dışarıda hâlâ eski tarih yaşar.
Daha sinsi bozulma: toplantı sayısı artar. Aynı konu üç kez açılınca ekip “karar üretmiyoruz, terapi yapıyoruz” hissine kapılır. Güven erir; herkes kendi defterini tutmaya başlar — Excel’deki gölge stok gibi, gölge karar listeleri çoğalır.
Yanlış refleksler
- Daha uzun tutanak yazmak (okunmayan PDF uzar)
- “Bu sefer herkes not alsın” nutku
- Her kararı WhatsApp’a özet atıp “arşivledik” sanmak
- Kararı kişiselleştirmek: “Ben hatırlarım” — izin ve vardiyada kırılır
- İptal edilmiş kararı silmeden bırakmak; eski satır yeni karar gibi okunur
Pratik kural seti
Her bağlayıcı karar için üç alan yeter: ne, kim, ne zamana. “Önümüzdeki hafta” yasak; gün yazılır. Sahibi izindeyse yedek adı da yazılır.
- Karar projeye bağlansın — tutanak ek olabilir; asıl satır proje kaydındadır.
- Kapanınca işaretlensin — açık aksiyon listesi görünür olsun; “konuştuk” kapanış değildir.
- İptal de kayıt olsun — “artık yapmayacağız” bir satırdır; aksi halde eski karar yaşar.
- Toplantı dışı söz bağlayıcı olmasın — semaverde değişen öncelik, kayda girmeden üretim hattına inmesin.
- Haftalık tek bakış — açık kararlar bir listede; herkes aynı sayfaya baksın.
İnsya ERP ile ne değişir?
Toplantı kararı PDF’te kalırsa ertesi hafta yok olur. Proje Takip toplantı kararlarını ne / kim / ne zamana ve kapanış notuyla tutar. Aksiyon sahipsiz semaver sohbeti olmaz.
İnsya ERP’yi bunun için öneriyoruz: karar projeye bağlıdır, kişiye değil. Üretim “kimse söylemedi”, teknik ofis “tutanakta var” çatışması kayıtsızlıktan doğar.
Test
İki hafta önceki toplantıdan bir aksiyon seçin. Kapanmış mı, kim yaptı, kanıtı nerede? Aynı gün “iptal edildi” denilen bir kararı eski tutanakta hâlâ açık görüyor musunuz? Bulamıyorsanız veya çelişiyorsanız toplantınız karar üretmiyordur — ortak hafıza üretiyormuş gibi yapan bir ritüeldir.